Was heißt das für Ihr Unternehmen?

Verfahrensdokumentation

Unternehmer werden im Rahmen von Betriebsprüfungen zunehmend mit neuen Themenfeldern konfrontiert. Hierzu zählt auch die Prüfung der Verfahrensdokumentation, welche der Betriebsprüfer jederzeit anfordern kann. Sowohl vom Kleinunternehmer, als auch vom Großkonzern. Kann diese nicht vorgelegt werden, können erhebliche (finanzielle) Nachteile entstehen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Mit Erlass des Bundesfinanzministeriums, wurden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ definiert.

Diese sehen u.a. vor, dass für jedes Datenverarbeitungs-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungs-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein muss.

Was heißt das konkret?

Im Rahmen einer Betriebsprüfung, werden immer öfter Ihre Betriebsabläufe analysiert und Systemprüfungen im Unternehmen vorgenommen. Hierfür müssen die erforderlichen Verfahrensdokumentationen und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme vorgelegt werden können.

Darüber hinaus können die Protokolle über das Einrichten und Programmieren der Datenverarbeitungs-Systeme verlangt werden. In vielen Fällen werden die digitalen Grundaufzeichnungen aus den Vor- und Nebensystemen angefordert.

Niemand ist gesetzlich „verpflichtet“ eine Verfahrensdokumentation vorzubereiten. Die Finanzverwaltung ist jedoch anderer Auffassung. Die Finanzverwaltung vertritt jedoch die Auffassung, dass ein Unternehmen eine Verfahrensdokumentation vorhalten muss.

Was passiert, wenn keine Verfahrensdokumentation vorliegt?

Liegt keine oder eine ungenügende Verfahrensdokumentation vor und wird die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung kann angezweifelt werden oder – falls bereits Mängel festgestellt wurden – ein negativer Eindruck des Prüfers verstärkt werden.
Der Betriebsprüfer ist befugt, eine formelle Hinzuschätzung vorzunehmen. Im Ergebnis besteht die Gefahr, dass Sie auf nicht existente Umsätze Steuern nachzahlen, sowie ggf. Zinsen darauf. Diese Zuschläge können existenzbedrohend für Unternehmen sein.

Vorteile einer Verfahrensdokumentation

Existiert keine Verfahrensdokumentation, besteht ein erhebliches Risiko für Ihr Unternehmen. Liegt sie vor, steigen die Chancen auf eine „entspanntere“ Betriebsprüfung.

Die „indirekte Pflicht“ zur Verfahrensdokumentation kann zusätzlich auch Ihre Chance sein, das nützliche mit dem angenehmen zu verbinden. Im eigenbetrieblichen Interesse sollte daher folgendes bedacht werden:

• Der Ist-Zustand der internen Verfahren und Prozesse wird festgestellt und dokumentiert. Die Verfahrensdokumentation führte zur Transparenz der eigenen Abläufe und dient dem Risiko- und Qualitätsmanagement.
• Die erstellte Dokumentation kann als Basis zur Optimierung des Unternehmens genutzt werden und zu Qualitätsstandards verhelfen.
• Veränderungen lassen sich leichter bewältigen. Insbesondere wenn sich Prozesse ändern, Datenverarbeitungs-Systeme ersetzt werden sollen oder langfristige Mitarbeiter mit unternehmensinternem Know-how das Unternehmen verlassen haben und neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen, zeigt sich der Mehrwert einer Verfahrensdokumentation.

Wir unterstützen Sie und bieten Ihnen die optimale Begleitung zur Erstellung der notwendigen Verfahrensdokumentationen für Ihr Unternehmen an.